Die Zukunft der E-Rechnung: Was Unternehmen und Selbstständige wissen müssen
Da uns Unternehmer und Selbstständige dies in der Zusammenarbeit alle treffen wird und wir dies auch als Chance sehen können…
In der dynamischen Welt des Unternehmertums und der Selbstständigkeit ist Veränderung die einzige Konstante. Die Einführung der E-Rechnung ist eine dieser Veränderungen, die uns alle betreffen wird. Aber keine Sorge, das ist nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine großartige Chance, unsere Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Hier ist das Wichtigste, was Sie wissen müssen, um gut vorbereitet zu sein.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Version einer Papierrechnung. Sie ist ein strukturiertes elektronisches Format, das es Computern ermöglicht, Rechnungsdaten effizient zu verarbeiten. Die gängigsten Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung ein reines XML-Datenformat ist, kombiniert ZUGFeRD eine PDF mit einer XML-Datei, was sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.
Zeitplan für die Einführung
Die Neuregelung zur E-Rechnung tritt am 1. Januar 2025 formell in Kraft. Ab diesem Datum sollten Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die verpflichtende Nutzung für den Versand von E-Rechnungen beginnt jedoch erst am 1. Januar 2027. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 € haben sogar bis zum 1. Januar 2028 Zeit.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
Kosteneinsparungen: Reduzierte Druck- und Versandkosten sowie weniger Platzbedarf durch digitale Archivierung.
Effizienz: Schnellere Arbeitsabläufe und Zahlungseingänge, bessere Nachverfolgbarkeit.
Compliance: Einhaltung der steuerlichen Vorgaben und Vermeidung von Problemen mit dem Finanzamt.
Verfahrensdokumentation und GoBD
Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist unerlässlich. Sie beschreibt die Buchhaltungsprozesse und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dies hilft nicht nur bei der Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), sondern erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und reduziert das Risiko von Steuerhinterziehungsvorwürfen.
Praktische Umsetzung
Bestandsaufnahme: Analysiere die aktuellen Workflows und genutzten Software-Tools.
Kompatibilität prüfen: Überprüfe, ob die vorhandene Software E-Rechnungen verarbeiten kann.
Kommunikation: Informiere Dienstleister und Kunden über die Umstellung auf E-Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie diese verarbeiten können.
Archivierung von E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen in ihrer elektronischen Form aufbewahrt werden. Ausdrucke sind nicht zulässig. Es ist wichtig, die Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherzustellen. Konvertierungen und Bearbeitungen müssen protokolliert und archiviert werden.
Kosten und Nutzen
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert anfängliche Investitionen in Software und Prozessanpassungen. Langfristig führen sie jedoch zu erheblichen Einsparungen durch effizientere Buchhaltungsprozesse und weniger Fehleranfälligkeit.
Erste Schritte zur Umsetzung
Bestandsaufnahme der aktuellen Workflows und Software-Tools.
Überprüfung der Kompatibilität der genutzten Software mit E-Rechnungsformaten.
Erstellung eines Umsetzungsplans und Anpassung der Verfahrensdokumentation.
Die Gebäudeleben GmbH übernimmt keine steuerliche Beratung und wir können hierfür keine rechtliche Gewähr geben. Zu diesem Thema empfehlen wir die Kontaktaufnahme mit einem Steuerberater.
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